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Archivia documenti, email ed allegati

Il riconoscimento ottico di SKNT OPTICAL

SKNT OPTICAL incorpora un potente modulo di riconoscimento ottico (OCR) in grado di leggere ed interpretare i documenti di testo provenienti da scanner.

E' così possibile effettuare rapidamente una ricerca all'interno del testo indipendentemente dal formato originale utilizzato per l'archiviazione.

L'utente può anche specificare una lingua da utilizzare per il riconoscimento in modo da migliorare ulteriormente le ottime capacità dell'OCR.

Protocollazione "trasparente" della posta elettronica

 Dal momento in cui viene attivato il sistema di protocollazione sugli specifici account dell'utente, tutte le email contenenti il codice di abilitazione all'archiviazione saranno automaticamente processate da SKNT OPTICAL.

Per l'utente è addirittura possibile "creare" pratiche di archiviazione semplicemente specificando il codice che desidera assegnare alla pratica direttamente nella mail.

 Questo vale sia per le email in entrata che quelle in uscita, senza la necessità di installare nulla sul sistema del cliente.

Il sistema è compatibile con qualsiasi client email come:

• Android Mail Client
• Evolution
• Outlook
• Pocket Outlook
• Thunderbird

Come posso configurare il mio client di posta elettronica per utilizzare il servizio SMTP autenticato di SKNT?

 Qui trovi alcune guide di configurazione del servizio SMTP autenticato di SKNT per i client più diffusi.

Scarica il documento in formato PDF e segui passo passo gli esempi per configurare la sezione relativa al  server di spedizione di nel tuo client di posta elettronica.

 Qui trovi tutti i dettagli relativi al servizio SMTP autenticato di SKNT.

Se dovessi avere domande od incontrare difficoltà di qualsiasi genere puoi sempre contattare il supporto tecnico di SKNT, indicando con precisione versione del client di posta che usi e quale problema incontri.

AUTORESPONDER: Guida all'utilizzo

La funzione di autoresponder essendo legata alla casella di posta elettronica può essere attivata da webmail.

Quindi, una volta entrati in webmail, inserendo il nome utente (non l'indirizzo) e la password della nostra casella di posta troveremo in alto a destra, le seguenti icone:

Clicchiamo su “Impostazioni” e selezioniamo la linguetta “Risponditore” tra quelle che compaiono in alto a sinistra sulla videata:

A questo punto comparirà la videata che vi consentirà di “programmare” il vostro risponditore automatico.

In questa finestra potrete inserire un messaggio, come quello d'esempio, con la possibilità di utilizzare caratteri diversi, grassetto, colori, ecc...

Una volta definito il messaggio che arriverà al vostro interlocutore, per renderlo funzionante dovrete cliccare sul quadratino “Attiva” e premere il tasto “Salva”.

A questo punto, nel momento in cui il sistema riceve un messaggio diretto alla vostra casella di posta elettronica, verrà inviata al mittente una risposta con il contenuto che avete memorizzato nel riquadro qui sopra.

Quando non sarà più necessario l'utilizzo del risponditore, sarà sufficiente rientrare nella videata suddetta e togliere la spunta dal quadratino “Attiva” e poi cliccare sul tasto “Salva”.

Analisi, archiviazione e conversione degli allegati alle email

 SKNT OPTICAL processa i messaggi email analizzandone il contenuto ed estraendo gli allegati.

I documenti estratti sono archiviati unitamente al messaggio ma, prima di questa azione, viene seguita l'interpretazione dei dati dell'allegato.

I file di formato maggiormente diffuso come

• PDF
• Documenti Word (doc e docx)
• Documenti OpenOffice/LibreOffice Writer
• Documenti Excel (xls e xlsx)
• Documenti OpenOffice/LibreOffice Calc

vengono assoggettati all'estrazione del testo ed all'archiviazione dello stesso in forma testuale ricercabile all'interno di SKNT OPTICAL.

 In questo modo è sempre possibile disporre della copia testuale dell'allegato ed eseguire ricerche che comprendano tra le "chiavi" il contenuto della mail o di qualsiasi allegato.

Questo processo non altera in alcun modo l'allegato originale che viene mantenuto del tutto integro da SKNT OPTICAL.

Email sicura libera da spam , virus, phishing e promozioni indesiderate

SKNT offre ai propri utenti il servizio di email sicura denominato SKNT Mail Shield.

Il procedimento prendere una mail "sicura" consiste in una serie di controlli a cascata.

Ogni singolo messaggio email viene sottoposto ad una serie di controlli a livelli progressivi volti ad indagare vari aspetti della sicurezza.

Non riesco ad accedere alla consolle email attraverso il menu del sito

Alcuni browser non sono in grado di visualizzare la consolle di scansione nella modalità standard.

Ad esempio Chrome riporta:

Motivo dell'Errore 501

La motivazione dell'errore consiste nel fatto che la consolle di scansione è visualizzata in https ovvero mediante la crittografia della connessione mentre le pagine del sito SKNT possono essere visitate in modalità http, quindi il browser non gestisce la contemporaneità della due tipologie di connessione.

Il problema non riguarda Firefox.

Soluzione

In questi casi è sufficiente utilizzare direttamente il link per accedere alla pagina della consolle di scansione invece che utilizzare il menù.

Quindi utilizzare l'indirizzo:

https://sknt.it/mailscanner

successivamente accettare il certificato di sicurezza (procedi comunque).

Un servizio di Posta Elettronica affidabile e sicuro

La posta elettronica è uno strumento fondamentale per le aziende ma anche il primo veicolo di attacco verso la sicurezza tanto delle infrastrutture (virus) quanto della componente umana (phishing e malware).

SKNT offre servizi di posta elettronica evoluti e sofisticati focalizzati sulle esigenze di sicurezza e riservatezza.

Dal sistema di scansione "SKNT MAIL SHIELD", sino al servizio di Security MX per mettere la tua azienda al riparo da qualsiasi imprevisto.

Protezione Mail server : il record MX

Questo servizio premette di attivare la protezione Mail server mediante l'alterazione del record MX .

In questo modo i server di protezione si SKNT avranno il compito di ricevere ed analizzare il traffico email prima di inoltrarlo al server aziendale .

Il sistema è compatibile con qualsiasi server impiegato in azienda quali ad esempio  Exchange, Sendmail, Exim, Postfix ecc.

L'amministratore disporrà quindi di una Protezione Mail Server che ridurrà il traffico inutile e l'esposizione a rischi di intrusione ed infezione.

Il Problema: relaying denied

Ogni operatore di connettività mette a disposizione dei propri utenti dei server SMTP per la spedizione della posta.

Questi server sono configurati in modo da rifiutare la spedizione della posta a domini diversi dal proprio, nel caso in cui si utilizzi un diverso operatore di connettività e, quindi, un diverso indirizzo IP.

L'errore riportato dal client di posta elettronica tipicamente contiene il testo "relaying denied" che specifica che per gli utenti connessi ad un'altra rete è proibita la spedizione attraverso il server configurato.

Questo può trasformarsi in una vera seccatura nel caso di utenti che si spostano frequentemente, e che sono a volte "obbligati" a collegarsi con il cellularepure avendo a disposizione una linea a larga banda, p.e. in hotel, in quanto diversamente sono "tagliati fuori".